מיקור חוץ הוא מונח יסודי (generic), אשר מיושם ברוב ענפי התעשיה והשירותים בארץ ובעולם. בבסיס מיקור-החוץ, הוצאת פעילות או תהליך המבוצעים ע"י עובדים פנימיים של הארגון/פירמה, לספק חיצוני המתמחה בפעילויות או תהליכים אלו.

למיקור-החוץ מאפיינים ייחודיים המבדילים אותו משירותי קבלנות-משנה רגילים. שירותי מיקור-חוץ אופייניים מכילים לפחות את המרכיבים הבאים :

א. אחריות –שירות מתמשך באחריות כוללת של ספק.
ב. רמת-שירות – הגדרת השירות על פי מאפייני רמת-שירות (לעומת שירות על פי מאפייני תשומות או מפרט).
ג. העברת משאבים – ברוב המקרים כרוך מיקור-חוץ בהעברת משאבים (נכסי דלא ניידי, עובדים, נכסים אחרים) לרשות הספק.
ד. גילוי נאות –בהיות שירותי מיקור-חוץ מתמשכים (3 שנים ומעלה בדרך כלל), מלווה התהליך בגילוי נאות מצד מזמין השירות.
ה. עלות ותמחיר – נהוג לתמחר שירותי מיקור-חוץ בשתי שיטות :
ו. מחיר שנתי/חודשי קבוע.
ז. מחיר קשור/מותנה בתרומת השירות לתועלת מזמין השירות.

מיקור חוץ של שירותי מערכות-מידע ומחשוב

מיקור חוץ של שירותי מערכות-מידע ומחשוב הוא אחד היישומים ל- outsourcing אשר נפוץ במיוחד בשנים האחרונות. מיקור-חוץ של מערכות-מידע ומחשוב כוללות העברת כל או חלק מהפעילויות הבאות :
א. ניהול מתקן (Facility Management).
ב. ניהול ותפעול רשת תקשורת.
ג. תחזוקת ותפעול מערכות-מידע.
ד. פיתוח ו/או תחזוקת תוכנות תשתית ויישומים.
ה. שירותי הדרכה והטמעת מערכות-מידע למשתמשים, וניהול .Help-Desk
ו. שירותי גיבוי והתאוששות מאסון.
ז. ניהול נכסי מערכות-מידע ומחשוב (מחשבים, תקשורת ותחנות-עבודה).

גורמים למיקור חוץ של מערכות-מידע ומחשוב

ניתן לאפיין 10 גורמים, המשפיעים על ההחלטה לבחור במיקור-חוץ :

1. לאפשר להנהלת הארגון להתמקד במיומנויות הליבה של הארגון.
הנהלות ארגונים רבים מסבים זמן ותשומת לב מרובים לנושאים תפעוליים של טכנולוגית-המידע ומחשוב, במקום להתמקד בנושאים שהם ביסוד עצם קיומם הארגוני או העסקי.
הכוונה בעיקר לעיסוק בנושאים תפעוליים, כמו : בנושאי רכש, גיוס כח אדם, תקציבים, תשתיות וכד'.

2. אי-יכולת להתמודד עם המורכבות הטכנולוגית של מערכות-מידע.
טכנולוגיות מערכות המחשוב והמידע, הפכו מגוונות, מורכבות, וגם מרובות ספקים ופלטפורמות. "פתיחותה" של טכנולוגיית-המידע, מחייבת הבנה במספר גדל והולך של מערכות תקשורת, תשתית ויישומים.
אגפי מערכות-מידע ומחשוב בארגונים מתקשים לתחזק ולתפעל את מגוון הפתרונות הקיימים, כמו גם לבחון, לנתח וליישם טכנולוגיות חדשות אלו לטובת ארגוניהם.

3. אי יכולת לגייס ולהחזיק צוות מקצועי ברמה גבוהה. כדי לתמוך בטכנולוגית-המידע אגפי מערכות-מידע נתקלים בקשיים משני סוגים:
א. חוסר יכולת ל"משוך" מקצוענים בתחומי מערכות התשתית והטכנולוגיה.
ב. מגוון כישורים שאינו מצריך ומצדיק משרות מלאות לכל אחד מהם.

4. מערכות-מידע בדידות, רמת שילוב (Integration) נמוכה.
אגפי מערכות-מידע ומחשוב ותיקים מתפעלים ומתחזקים מערכות-מידע בדידות, אשר נוצרו משינויים ושיפורים של מערכות בדידות קודמות.
תהליכי ה"עיצוב מחדש" (BPR- Business Process Reengineering) , תוך מיקוד התהליכים בארגון, מצריכים מערכות אינטגרטיביות. כך גם לגבי יישום מערכות מידע להנהלה .(EIS – Executive Information Systems)
התשומות, הכישורים והיכולות הדרושים ליישום אינטגרציה כזו, לא זמינים בחלק ניכר מאגפי מערכות-מידע בארגונים.

5. הצורך בשכתוב / הסבת מערכות ישנות.
יש ארגונים אשר מערכות-המידע הקיימות בהן חייבות לעבור הסבות או כתיבה מחדש.
הגורמים לצורך כזה יכולים להיות בין השאר : החלפת פלטפורמות טכנולוגיות (לעיתים החלפה שנכפית על-ידי ספקי התשתיות), או אי התאמה פונקציונלית של מערכות-המידע.

6. נהלים, תהליכים, או"ש תיעוד חסרים/חלקיים.
תיפקודן המוצלח של מערכות-מידע בארגון, מותנה בקיום תהליכים מובנים ומוסדרים, אשר נתמכים בנהלים ותיעוד מתאימים.
לא כל הארגונים מסוגלים להצדיק קיום פונקציות או"ש, או תעשיה וניהול. לא כל הארגונים יכולים להחזיק מערכות נהלים ותיעוד מעודכנים.
העדרם או יישומם החלקי, פוגם בתפקוד מערכות-מידע, ואינו מאפשר ניצול התועלת הגלומה בהן לארגון.

7. חוסר יכולת לחזות ולפקח על תקציבי מערכות-מידע.
בתחום זה קיימות שלוש בעיות מרכזיות, המפורטות לפי סדר חשיבותן :
א. ארגונים אינם יודעים מהי ההוצאה האמיתית והמלאה למערכות-מידע ומחשוב.
ב. ארגונים אינם מסוגלים לבנות תקציבים למערכות-מידע ומחשוב (בודאי לא תקציבים רב-שנתיים). התקציבים מכונים "מטרות נעות" בדרך-כלל כלפי מעלה.
ג. אין לאגפי מערכת-מידע תמריצים להתייעל ולהקטין תשומותיהם ונפח פעילותם.

8. שביעות-רצון נמוכה של המשתמשים במערכות-מידע.
מיקור חוץ יכול להוות פתרון לחברות וארגונים בהם יש אי-שביעות רצון מתפקוד האגפים למערכות-מידע.
אגב, ברוב הארגונים בהם יש אגפי-מערכות מידע פנימיים (המכונה גם (Insourcing, אין מדידה של שביעות-רצון המשתמשים.

9. תת-תקצוב מתמשך הפוגם במערכות-מידע, והמחייב השקעות ניכרות.
תקציבי אגפי מערכות-מידע גדלים ב"קפיצות-מדרגה" אחת לכמה שנים, בהן נדרשות השקעות (בחומרה, תוכנה או תשתיות). המאסה הקריטית של אגפים אלו קטנה מכדי ל"החליק" תקציבים אלו על-פני מספר שנים תקציביות.
המצב מחמיר לגבי ארגונים, אשר צמצמו עלויות תפעול (כתהליכי הבראה, לדוגמא) לרבות תקציבי מחשוב ומערכות-מידע, ונדרשים עתה "ליישר קו" לטכנולוגיה ותשתיות נוכחיות.

10. רה-ארגון/ מיזוג/פיצול של מסגרות ארגוניות/עסקיות.
יש וגורמים שאינם קשורים במערכות-מידע ומחשוב משפיעים ותומכים בהחלטות למיקור-חוץ. בעולם העסקי הדינאמי כיום, מרובים המיזוגים, פיצולים, שיתופי פעולה וכד' בין ארגונים וחברות.
בבחינת מהלכים כאלו, תמיד עולה אופציית מיקור-החוץ, כהזדמנות עסקית ו/או תפעולית

יתרונות לעסק הבוחר במיקור חוץ 

1. ההנהלה יכולה להתמקד בפעילות העסקית המרכזית שלה.
2. ניתן להוכיח ברוב המקרים חסכון של לפחות 15%.
3. נגישות לקדמת טכנולוגית המידע.
4. יכולת לחזות במדויק את תקציבי המחשוב.
5. "החלקת" תקציבי המחשוב (מימון).
6. אין בעיות עם איגודי עובדים אשר משביתים פעילות המחשוב.
7. אפשרות לבנות אגף מחשוב ברמה גבוה.
8. בנית רמת שירות מדידה, ושיפור השירות לארגון וללקוחות.
9. שיפור מדדים פיננסיים לארגון (מיסוי, יחסי הכנסות/נכסים, כ"א/רווחים ועוד).
10. ניהול נכסי המחשוב בצורה יעילה.